Contabilitate și fiscalitate pentru o firmă nouă în România

O companie nouă nu are nevoie de contabilitate doar pentru a depune declarații.

Are nevoie de un sistem prin care tranzacțiile sale să fie înregistrate corect, obligațiile fiscale să fie anticipate, iar managementul să poată înțelege ce se întâmplă financiar în business.

De aceea, întrebarea nu ar trebui să fie doar: „Cine va ține contabilitatea?”

Ci: „Cum trebuie organizată compania din punct de vedere contabil și fiscal pentru activitatea pe care urmează să o desfășoare?”

Un business care prestează servicii internaționale, un magazin online, o companie care importă produse, un dezvoltator imobiliar și o societate care angajează zeci de persoane nu au aceeași structură fiscală și contabilă.

Compania trebuie organizată în jurul modelului de business, nu invers.

1. Regimul fiscal trebuie analizat înainte de primele venituri

Una dintre primele întrebări pentru o companie nouă este modul în care aceasta va fi impozitată.

În 2026, regimul microîntreprinderilor are o cotă de 1%, dar aplicarea lui este condiționată de îndeplinirea cerințelor prevăzute de Codul fiscal. Plafonul relevant este de 100.000 EUR, iar la verificarea limitei sunt avute în vedere și veniturile întreprinderilor legate, în condițiile legii. Pentru o societate nou-înființată, opțiunea pentru regimul micro poate fi exercitată din primul an dacă sunt îndeplinite condițiile legale, inclusiv condiția privind existența unui salariat în termenul de 90 de zile prevăzut de lege.

Dacă societatea nu aplică regimul micro sau iese din acesta, cota generală a impozitului pe profit este de 16% aplicată profitului impozabil.

Dar alegerea nu trebuie redusă la comparația: 1% vs. 16%. Cele două impozite au baze de calcul diferite. Într-un caz este relevant venitul. În celălalt, rezultatul fiscal calculat pornind de la venituri și cheltuieli, cu ajustările prevăzute de lege. Prin urmare, structura costurilor și marja businessului contează.

2. Nu orice companie sub 100.000 EUR este automat microîntreprindere

Plafonul este numai una dintre condiții. Trebuie analizate și celelalte cerințe legale, inclusiv structura participațiilor, existența salariatului și relațiile cu alte întreprinderi.

Regulile privind întreprinderile legate pot face ca veniturile mai multor entități să fie luate în calcul împreună pentru verificarea plafonului de 100.000 EUR.

Totodată, în cazul asociaților sau acționarilor care dețin direct ori indirect peste 25% în mai multe societăți eligibile, legislația limitează aplicarea regimului micro la o singură persoană juridică română, în condițiile Codului fiscal.

Pentru un antreprenor care controlează mai multe companii, această verificare trebuie făcută înainte, nu după ce societățile au început deja să factureze.

3. TVA-ul trebuie analizat în funcție de clienți, furnizori și tipul tranzacțiilor

O companie nouă nu este automat plătitoare de TVA.

În prezent, regimul special de scutire pentru întreprinderile mici poate fi aplicat, în condițiile legii, până la o cifră de afaceri anuală de 395.000 lei.

Dar faptul că societatea este sub plafon nu înseamnă că neînregistrarea în scopuri de TVA este întotdeauna soluția potrivită. Legislația permite și opțiunea pentru regimul normal de TVA înainte de atingerea plafonului.

Decizia trebuie analizată în funcție de cine sunt clienții, dacă aceștia sunt companii sau consumatori, valoarea achizițiilor, investițiile inițiale, tranzacțiile intracomunitare, importuri și exporturi și locul în care sunt prestate serviciile.

Pentru un business B2B cu investiții importante, analiza poate fi diferită de cea pentru o companie care vinde direct consumatorilor.

4. Contabilitatea trebuie organizată înainte de apariția documentelor

O problemă frecventă la companiile noi este inversarea ordinii firești. Compania începe să cumpere, să factureze și să plătească, iar abia ulterior se stabilește cum vor fi organizate documentele.

Ar trebui să fie invers.

Înainte de începerea activității trebuie stabilit: cine emite facturile; cum sunt aprobate cheltuielile; unde sunt centralizate documentele; cine transmite actele către contabilitate; cum sunt evidențiate contractele și avansurile; cum sunt gestionate deconturile și cheltuielile administratorului; cum sunt urmărite creanțele și datoriile.

O contabilitate bună începe printr-un flux de documente, nu printr-o declarație fiscală.

5. RO e-Factura face parte din operarea curentă a companiei

Facturarea unei companii din România este astăzi strâns legată de infrastructura fiscală digitală.

Pentru operațiunile care intră sub incidența sistemului RO e-Factura, termenul-limită general de transmitere este în 2026 de 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, fără depășirea termenului legal maxim de emitere. Regimul acoperă, în condițiile prevăzute de legislație, atât operațiuni B2B, cât și facturi emise în relația B2C.

Din perspectiva unei companii noi, acest lucru înseamnă că procesul de facturare trebuie organizat tehnic de la început. Nu este suficient ca factura să fie creată în PDF și transmisă clientului. Trebuie stabilit și fluxul fiscal al documentului.

6. SAF-T trebuie inclus în infrastructura contabilă

Digitalizarea fiscală nu se oprește la e-Factura.

Contribuabilii mici au intrat în sfera raportării SAF-T (Declarația informativă D406) începând cu 1 ianuarie 2025. Pentru contribuabilii nou-înregistrați după data de referință, obligația începe, potrivit regulilor aplicabile categoriei respective, de la data efectivă a înregistrării.

SAF-T înseamnă raportarea standardizată către administrația fiscală a unui volum extins de informații provenite din evidența contabilă și fiscală.

Consecința practică este importantă: calitatea datelor introduse în contabilitate contează mai mult decât înainte. Un document înregistrat greșit nu este doar o problemă internă de evidență. Poate ajunge să fie reflectat și în raportările electronice ale companiei.

7. Cheltuiala contabilă și cheltuiala fiscală nu sunt întotdeauna același lucru

Faptul că societatea plătește o sumă nu înseamnă automat că aceasta produce efectul fiscal pe care antreprenorul îl așteaptă.

În regimul de impozit pe profit, rezultatul fiscal pornește de la veniturile și cheltuielile înregistrate contabil, dar este ajustat cu veniturile neimpozabile, deducerile fiscale și cheltuielile nedeductibile.

De aceea trebuie analizate corect cheltuielile administratorului, autoturismele, protocolul, deplasările, serviciile primite de la alte companii, activele, amortizarea, finanțările și documentele justificative.

Întrebarea utilă nu este numai: „Pot plăti asta din firmă?” Ci: „Cum va fi tratată contabil și fiscal această operațiune?”

8. Profitul, cash-ul și banii disponibili pentru asociați sunt trei lucruri diferite

Aceasta este una dintre cele mai importante diferențe pentru un antreprenor aflat la început.

Faptul că în contul companiei există bani nu înseamnă automat că aceștia pot fi transferați asociaților. La fel, o companie poate raporta profit contabil și totuși să aibă un cash-flow dificil.

Managementul trebuie să distingă între venit, profit, cash disponibil, creanțe, datorii, capitalul societății și sumele care pot fi distribuite legal.

Contabilitatea trebuie să ofere această imagine. Nu doar soldul din bancă.

9. Angajații schimbă structura fiscală și administrativă a companiei

În momentul în care societatea angajează personal apar fluxuri suplimentare: salarizare, taxe și contribuții, raportări, contracte, concedii, beneficii, deconturi și obligații recurente.

În plus, pentru o societate care urmărește aplicarea regimului micro, existența salariatului poate avea efect direct asupra eligibilității fiscale. Pentru o societate nou-înființată, Codul fiscal permite îndeplinirea acestei condiții în termen de 90 de zile de la înregistrare.

Prin urmare, decizia privind personalul nu este exclusiv o decizie de HR. Poate avea și efect fiscal.

10. Tranzacțiile internaționale trebuie analizate separat

Pentru o companie cu asociați, clienți sau furnizori din alte state, contabilitatea locală este numai o parte din imagine.

Pot deveni relevante TVA-ul pentru tranzacții transfrontaliere, locul prestării serviciilor, importurile și exporturile, plățile către nerezidenți, convențiile pentru evitarea dublei impuneri, certificatul de rezidență fiscală, tranzacțiile între companii afiliate, finanțările intragrup și prețurile de transfer.

De aceea, existența unei componente internaționale trebuie comunicată contabilului și consultantului fiscal înainte de efectuarea operațiunii. Nu după ce plata a fost deja făcută.

11. Contabilitatea trebuie să ofere managementului informație, nu doar conformare

O companie poate fi perfect la zi cu declarațiile fiscale și totuși să nu știe care activitate este profitabilă, cât are de încasat, ce costuri cresc, ce obligații urmează, cât cash va avea peste trei luni, dacă poate face o investiție sau dacă își permite să angajeze.

De aceea, rolul contabilității nu ar trebui să se termine la: „Declarația a fost depusă.”

Pentru management sunt importante și balanța, situația creanțelor, situația furnizorilor, cash-flow-ul, rezultatul, costurile și explicația cifrelor.

1. Modelul de business
   ↓
2. Regim fiscal
   ↓
3. TVA
   ↓
4. Facturare & documente
   ↓
5. Contabilitate
   ↓
6. Raportare & compliance
   ↓
7. Informație pentru management

12. Cum abordează BOSFORA contabilitatea și fiscalitatea unei companii noi?

La BOSFORA, nu pornim de la întrebarea: „Câte facturi veți avea pe lună?”

Pornim de la: „Cum va funcționa businessul?”

Analizăm activitatea companiei, clienții, furnizorii, personalul, tranzacțiile internaționale, investițiile și fluxul financiar.

Din această imagine stabilim împreună organizarea contabilă, regimul fiscal relevant, situația TVA, circuitul documentelor, facturarea, raportările, calendarul obligațiilor și situațiile în care este necesară analiza juridică sau fiscală suplimentară.

Obiectivul nu este doar ca societatea să fie conformă. Este ca informația contabilă și fiscală să poată susține funcționarea și deciziile businessului.

Întrebări frecvente

Ce impozit plătește o firmă nouă în România în 2026?

Depinde de îndeplinirea condițiilor legale. Regimul microîntreprinderilor are în 2026 o cotă de 1% și un plafon de 100.000 EUR, dar eligibilitatea presupune și alte condiții. Societățile care aplică impozitul pe profit sunt supuse, ca regulă, cotei de 16% asupra profitului impozabil.

O firmă nouă poate fi microîntreprindere din primul an?

Da, dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de Codul fiscal. Pentru condiția privind salariatul, o societate nou-înființată are în 2026 un termen de 90 de zile de la înregistrare.

Când devine obligatorie înregistrarea în scopuri de TVA?

Regimul special de scutire se aplică în prezent până la plafonul de 395.000 lei, în condițiile Codului fiscal. Societatea poate însă opta pentru regimul normal de TVA și înainte de atingerea plafonului.

Cât timp are compania pentru transmiterea facturii în RO e-Factura?

Termenul general este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, cu respectarea limitei raportate la termenul legal de emitere a facturii.

O companie nouă trebuie să depună SAF-T?

Obligația D406 se stabilește în funcție de categoria contribuabilului și data înregistrării. Contribuabilii mici au intrat în sistem de la 1 ianuarie 2025, iar pentru contribuabilii nou-înregistrați după data de referință obligația începe de la data efectivă a înregistrării, potrivit regulilor aplicabile.

Materialul are caracter informativ și nu înlocuiește analiza juridică, fiscală sau administrativă a unei situații concrete.

Ultima actualizare: 23 septembrie 2026